講演会は、講演者、来客、協賛者などさまざまな人が関わってくるため、各方面への調整と配慮が必要です。ここでは、講演会を成功させるために準備しておくべきことをご紹介します。
サンシャインシティ会議室 講演会を成功させるために準備しておくべきこと
投稿日：2017年04月13日
講演会の開催までの流れ
準備を始める前に、まずは講演会全体の流れを押さえることが大切です。以下を参考に、開催までのステップをひとつずつ確認します。
1.企画「参加者が関心を持つような企画を立てる」
まずは、参加してほしい方々が関心を持つような企画を立てます。企画を立てるには、ターゲットや目的、そして予算を明確にしておく必要があります。
2.講演者の手配「複数の候補を立てておく」
講演のテーマが決まったら、それにふさわしい講演者を手配します。まずは予算内の報酬で引き受けてくれそうな人物の中から、複数の候補者を立てておきます。
報酬の額は講演者のホームページなどに記載されていることもありますが、記載がなければ問い合わせて確認します。候補者のスケジュールによっては断られてしまうこともありますので、優先順位の高い候補者から順に依頼を出して、承諾が得られた方に決定します。
3.会場の手配「講演者と参加者の利便性を考える」
講演者と講演会の日時が決まったら、会場の手配をします。呼びたい参加者の数、または集められそうな参加者の数に合った会場を選びます。会場の場所は、講演者と参加者の利便性を考慮する必要があります。また、この時点で必要な備品やレイアウト案もあらかじめ準備しておきます。
4.広報・宣伝「多くの人の目に留まる場所で行う」
会場が手配できたら、次は広報と宣伝です。ポスターやチラシなどを作成し、できるだけ多くの場所で掲示または配布します。人が多く集まる施設や、ターゲット層が集まりそうな施設では、重点的に宣伝します。ターゲットによっては、ホームページ、ブログ、SNSなどで告知することも検討します。
5.開催「当日の段取りを組む」
講演会当日を滞りなく運営するために事前に進行プログラムを作成して、当日の段取りを組みます。その進行プログラムを元に、受付や進行役などの係を決めたり、リハーサルを行ったりして、講演会を開催するにあたって不備がないかを確認します。そして講演会の開催となります。
講演会を成功させるために準備しておくべきこと
講演者とすり合わせる
講演会で講演者に話してもらうテーマや内容については、必ず事前にすり合わせすべきです。複数の講演者に依頼する場合は、話す内容が被らないよう配慮する必要があります。また、講演者とのすり合わせは一度だけでなく、複数回行ってください。一度だけのすり合わせですと、講演会の意図が正しく伝わっていない、当日バタバタして講演が失敗するなどの不備が起こる可能性があります。
必要な物を管理しておく
パンフレットなど当日に配布する物、参加者名簿や撮影用のカメラなど運営に必要な物などは、事前に書き出してまとめておきます。そしてその内容をもとに、必要な物はできるだけ早く準備しておきます。当日や前日の用意ですと、何か不備があった際に対応できない可能性があるので、できるだけ早く準備するべきです。その上で当日、会場に持ち込む前に再度確認すると安心です。
宿泊施設を手配する
遠方から講演者を招く場合は宿泊施設の手配をする必要があります。会場がホテルであればそのホテルを手配し、そうでなければ会場に近いホテルを手配します。事前に講演者の講演会前後のスケジュールを確認して、手配するようにします。
トラブルに備える
万が一のトラブルに備えて、あらゆる事態を想定しておきましょう。たとえば、講演者の体調不良や交通の乱れなどによって突然のキャンセルが発生した、事情により会場が使えなくなるなどです。このような事態を想定し、緊急に依頼できる講演者をもう一人確保しておく、代替の会場を押さえておく、などの対策を用意しておきます。
もし、これらの対応が不可能な場合は、中止になった際の説明および各所へのアナウンスとフォローについて、関係者と打ち合わせておきます。
講演会には、さまざまな人が関わります。無事に開催するためにも、万が一トラブルが起きてしまった時のためにも、万全の準備をして当日を迎えたいものです。
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