サンシャインシティ会議室貸し会議室の上手な選び方

投稿日：2017年04月13日

手軽に借りられて、急に会場が必要になった時に助かる「貸し会議室」とは、大人数での会議や研修、プレゼンテーションなど、自社ビルでは対応できない代替場所として、とても役立ちます。今回は、そんな貸し会議室の上手な選び方についてご紹介します。

会議室の大きさから選ぶ

まずは参加人数に応じて、ご希望の部屋を選びます。ほとんどの貸し会議室には定員が示されているので、参加者の人数と照らし合わせてみます。また、座って使用するのか立って使用するのかによっても、必要となる広さは異なります。まずは、以下の例のように会議室で行う内容と、必要な条件を考えます。

このように、用途に応じて大きさや収容人数はそれぞれ異なりますので、必要な机や椅子、備品などの配置も考えながら選びます。

また、大抵の貸し会議室のホームページには室内のイメージ写真や規模などの情報が掲載されていますので、そちらもご覧ください。広さも平方メートルなどで示されていることが多いので、選ぶ際の参考になります。

借りられる備品、ケータリングなどの食事サービスの有無（またはデリバリーや持ち込みの可否）、机や椅子などのセッティングサービス有無など、必要な物やサービスが利用できるかどうか確認します。

特に凝った懇親会や展示会を開催する場合は、何かしらの備品やサービスが必要になってきます。「会議室を借りたはいいけど必要な備品がなかった」「利用したいサービスがなかった」などといった事態にならないように、注意します。

会議やセミナーの会場として借りるなら、室内はもちろん、周囲も静かでないと落ち着きません。また、机がしっかりしている、椅子が長時間座っても疲れない、など設備の良し悪しも重要です。

反対に、懇親会などで利用する場合は、気がねなく開催するために、ある程度にぎやかな環境でも良いかもしれません。なお、防音がしっかりしている会議室であれば、騒音に関する心配は少なくなります。

また、休憩時間にゆっくり過ごせる場所があるかどうか、食事を買ったり食べたりできる店が近くにあるかどうかも大切なポイントです。利用者が快適に過ごせる環境を選ぶことが大切です。

会議室の設備も、重要な確認事項です。たとえば、会議として借りるならプロジェクターなどの機器を借りられるかどうか、Wi-Fiは使えるかどうかなどを確認します。利用時間が長い場合は、同じ階にトイレや喫煙所が十分にあるかどうかも大切です。

そして利用用途に応じて、華やかな内装の部屋か、防音性の高い部屋か、など室内の環境を確認します。設備をホームページで詳しく公開している貸し会議室もありますので、借りる前に一度確認します。

会議室までのアクセスは利便性に直結します。参加者が集まりやすい駅から近い場所が良いでしょう。ただし、せっかく駅に近い立地の会議室でも、路地裏などの分かりにくい場所にあると、参加者がスムーズにたどり着けません。誰からも分かりやすく、交通の便の良い場所をおすすめします。

貸し会議室選びで確認すべきポイントは共通しています。目的に合わせて上手に選んでご活用ください。

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