ご利用案内・利用規定

サンシャインシティ会議室ご利用案内 *必ずお読みください。

お申込みから使用までの流れ

1空き・予約状況照会
(仮予約の申込み)
↓
2正式申込み
(使用申込書提出)
↓
3使用料金の支払い 使用許諾
請求書の発行
↓
4備品・飲食・
レイアウト等の確認
↓
5ご使用日

利用規定 2017年10月1日改定

営業日時

(1)年末年始を除く毎日営業いたします。
(2)会議室の営業時間は9時から20時30分です。営業時間外の延長は事前にご相談ください。営業時間内の延長は1時間限りです(使用日の2週間前から受付)。※いずれも延長料金を申し受けます。
(3)お電話の予約受付は平日のみとなります。(9:00~18:00)

使用料金

室料・備品代等は、料金表をご覧ください。ご使用が複数の時間帯にまたがる場合は、各時間帯室料の合計額を申し受けます。

支払い方法

室料その他の料金は、使用日の2週間前までに銀行振込でお支払いいただくか、または当日現金によりお支払いください。振込手数料はお客様負担とさせていただきます。なお、追加の備品等は事後請求となります。

飲食物

飲食物の持込みは、お断りいたします。お弁当・喫茶・パーティのご要望は、あらかじめご相談ください。

使用申込みの解約

使用申込書提出後に、申込者の都合により使用をキャンセルする場合、以下のキャンセル料を申し受けます。
キャンセル申請日 キャンセル料
使用開始日の2ヶ月前まで 室料の30%
使用開始日の2ヶ月前以降2週間前まで 室料の60%
使用開始日の2週間前以降 室料の100%

使用権の譲渡・転貸

使用権の譲渡または転貸はできません。

免責および損害賠償

(1)施設使用に伴う人身事故および物品の破損盗難については、当社は一切の責任を負いません。
(2)施設使用に伴い、施設内外の設備・備品等を毀損・汚損・紛失させた場合は、その損害金額をご負担いただきます。

使用制限および使用の取消し

以下の事項に該当する場合、施設の貸出をお断りいたします。予約申込受付後または使用期間中においても、予約申込みの取消し、もしくは使用停止の措置を取ることがございます。なお、申込みの取消しや使用停止の結果生じた損害に対して当社は一切の責任を負いません。
使用制限
(1)施設または設備を毀損する恐れがあると認められるとき。
(2)公の秩序または善良の風紀を乱す恐れがあると認められるとき。
(3)集団的にまたは常習的に暴力的不法行為または反社会的行為を行う恐れがある組織の利益になると認められるとき。
(4)ビル内入居者、来街者、他の催事に不都合が生じる恐れがあると認められるとき。
(5)その他、施設の管理・運営上、支障があると認められるとき。

使用の取消し
(1)前記「使用制限」の各号に該当するとき。
(2)使用料金が所定の期日までに支払われていないとき。
(3)申込書に虚偽の記載があったとき、または申込時の使用目的と使用時の内容が著しく異なるとき。
(4)当社の許可なく会議室以外の場所で作業や催事行為(チラシ配布等を含む)を行ったとき。
(5)使用条件に反し、または当社が定める規則等に従わなかったとき。
(6)災害その他不可抗力により、施設の利用ができないとき。
(7)管理の都合上、やむを得ない事由が発生したとき。

大地震発生時の施設対応について

サンシャインシティではご来館されるお客様と施設の安全確保を目的に、地震等の災害発生時における非常災害体制を定めております。特に震度5弱以上の地震が発生した際は、会議室も含めた館内各施設の対応は以下の通りとなります。※豊島区ならびにサンシャインシティでは2011年の東日本大震災にて震度5強を記録しました。
(1)震度5強以上の地震の場合
サンシャインシティ内に設置の地震計にて、震度5強以上の地震を計測したときは、防災センターより館内放送にてお知らせするとともに、原則として発生当日及び翌日の館内各施設の営業を中止します。会議室についても、当初の使用を中止していただき、来場者および関係者の避難やその他対応についてサンシャインシティの指示に従ってください。
(2)震度5弱の地震の場合
サンシャインシティ内に設置の地震計にて、震度5弱の地震を計測したときは、防災センターより館内放送にてお知らせするとともに、当社が来館者の安全確保や施設管理の観点で営業中止が必要と判断した場合は、会議室を含む各施設に対して発生当日及び翌日の営業中止の要請を行う場合があります。
本項に基づく営業中止措置によっての使用料金の返還はいたしません。また営業中止の結果生じた損害に対して、当社は一切の責任を負いません。

使用当日の注意点

(1)入室は使用時間の10分前から可能です。
(2)使用備品の配置の調整は、使用者で行ってください。
(3)会場のレイアウト変更や物品準備は、使用時間内に行っていただきます。余裕を持ってスケジュールを組んでください。
(4)当日の備品の追加またはキャンセルは、使用前にお申し付けください。
(5)室温の調節はご連絡ください(ロビーに電話があります)。
(6)会場受渡しの際、机・椅子は基本レイアウト(3名掛・スクール形式)となっております。退室にあたっては基本レイアウトに戻してください。当社にてレイアウトの変更をする場合、レイアウト変更費を別途申し受けます。
(7)会議室の使用後に室内の清掃・次の使用者の備品の準備を行いますので、退室時間は厳守してください。
(8)当日のお申し出による時間延長はできません。
(9)使用終了後は、ロビーの電話からその旨ご連絡ください。

使用上の禁止事項

(1)次の物品の持込み。
  ・発火性、爆発物等の危険物  ・騒音を発生するもの
  ・床荷重が300kg/m²を超えるもの  ・動物
  ・その他当社が不適当とみなしたもの
(2)釘・粘着テープ等での建物への直接工作。
(3)付属備品の所定の場所以外への移動。
(4)サンシャインシティ内でのビラまき、寄付の強要等の行為。
(5)裸火の使用。
(6)許可なく看板等を設置すること。
※禁止事項について不明な点は、お問合せください。

注意事項

(1)官公署等への届出が必要な場合、使用者側で行ってください。
(2)使用時に発生したゴミは、使用者がすべてお持ち帰りください。当社にて処理する場合は、別途処理費を申し受けます。
(3)事前に荷物を発送する場合は、宅配便をご利用ください。ゆうパックの取り扱い・受取は行っておりませんので、予めご了承ください。伝票には、ご使用日・部屋番号を明記してください。
(4)送り返す荷物は原則着払い・翌日集荷となります。それ以外をご希望の場合は、使用者が手配してください。なお、着払い荷物の大きさ・重さには制限がありますので、ご注意ください。
(5)電気容量には制限があります。増設が必要な場合は、ご相談ください(工事は有料)。
(6)駐車券のサービスは行っておりません。
(7)ロビーは共用部分ですので、貸切以外で独占することはできません。
(8)室内・ロビーともに禁煙とさせていただきます。喫煙は指定の喫煙室をご利用ください。

搬出入

(1)持込備品・機器等の搬出入がある場合は、所定の「作業届」をご提出いただきます。搬出入当日は、作業届に基づく経路・場所で作業してください。
(2)搬出入の際は、建物・設備等を汚損・毀損しないよう、養生を施してください。
(3)大量のゴミについては、別途廃棄料が発生する場合がございます。
(4)台車は各自でご用意ください。
(5)搬出入時間・経路・車両駐車等、詳細は事前にご相談ください。

個人情報

お客様にご記入いただきました個人情報は、当社「個人情報保護方針」に則り、責任をもって管理いたします。なお、「個人情報保護方針」につきましては、
当社HP(http://www.sunshinecity.co.jp/information/policy.html)をご覧ください。