展示会を開催するにあたってどれだけの作業が発生するかは、必要なもの（制作物）をリストアップすることで概ね把握できます。必要な制作物の種類と、各制作物を開催のどれくらい前までに準備するかを紹介します。

事前に必要なもの

開催の1年～7、8カ月前までは準備期間となります。その期間に準備しなければならないものを、以下に記載します。

スタッフ向けマニュアル・出展社向けマニュアル

展覧会の基本計画が決まった段階で、まず作成するのが出展企業向けのマニュアルです。

記載内容

• 展覧会のコンセプト及びテーマ
• 想定集客ターゲットとセミナーなどのイベント開催予定
• 会場展示平面図（案）
• 小間のサイズ、基準装備など
• 出展に関する料金規定
• 出展までの流れ（各企業の制作スケジュールリミット）
• 前回実績などマーケティングデータ（あれば）

同時にスタッフ向けに作るマニュアルでは、上記出展社向け内容の他、

• 参加企業から各種依頼があった際の対応方法
• 展示内容に関わる法的な確認ポイント（消防法や食品営業許可など）
• 参加企業のブース設営や展示に関わるスケジュール管理について

など、展示会開催に支障が出ないよう留意する点を押さえます。

ホームページ

厳密に言えば展覧会公式サイトは、出展者募集が始まると同時に立ちあがるのが理想的。出展者向けマニュアルと同時期に立ち上がれば、営業が参加企業にアプローチする際、パンフレット代わりに提示することができます。出展企業リストや詳細なレイアウトなど、参加企業の情報が固まってからでないと作れないページは後で加えることにして、まずは必要最低限の情報と来場申込み（時期によっては出展申し込み）窓口を作っておきます。開催半年前～3カ月前までに準備してください。

記載内容

• 展示会名、テーマ、コンセプト
• セミナーやワークショップの案内
• 日時や場所、アクセスなど基本情報
• 来場申込み（時期によっては出展申し込み）フォーム
• お問い合わせ

チラシ・ポスター

チラシやポスターに関しては、展覧会準備のフェーズによって「出展社用」と「来場者用」の2種類用意します。

出展社用
展示会のコンセプトやテーマ、日時など基本情報を記載したもの。展示会自体の魅力をアピールする内容で、企業に「この展示会へ出展する」という意志決定を促します。出展を募集する前から作成しなくてはならないため、展示会の基本計画が決まった段階で、作成に取り掛かります。

来場者用
参加企業が決まってから、出展社名など詳細な情報を盛りこんで作られるチラシ・ポスターです。案内状や招待状と共に顧客に送る他、一般集客の宣伝活動に使われます。出展社用よりも多めに印刷します。

パンフレット（当日の展示内容やスケジュールなどが記載されたもの）

パンフレットが早く用意できれば、出展企業は招待先への説明ツールに使うなど活用することができます。早めに編集作業を始めて、出展企業が固まり次第入稿できるように印刷進行スケジュールを組んでおくのがポイントです。

当日に使用するもの

パネル

展示会場入り口に設置。会場付近の一般顧客に展示会をアピールします。来場客を誘導するアイキャッチャーでもあるので、ポスターやパンフレットに合わせ統一デザインにしたほうが効果的です。

案内看板

会場外で来場者を誘導する案内サインです。ポスター等でも対応できます。最寄り駅、コンコース、会場までのアクセスルート上に適宜設置します。

会場案内図

ブースの配置などがわかるものを用意します。掲示用の大きいもの（パネルなど）と配布用の縮小版があると便利です。縮小版はパンフレットに載せてもいいでしょう。

腕章・ネームカードなど

来場者用とスタッフ用を準備します。スタッフ用は来場者から認識しやすいことがポイントです。大きな展示会の場合は、スタッフ用ジャンパーに名入れする方法も取られています。

ノベルティ

ペンなど事務用グッズや資料持ち帰り用の紙袋など宣伝用ノベルティです。イベント開催の季節によっては、ウチワやカイロなど当日便利なグッズを作成し、宣伝効果を狙います。

展示会開催が近づくと、対応すべき案件や作業がどんどん増えて行きます。最初にしっかり必要なものリストを作成して、対応すべき作業が漏れていないかの確認ポイントとして活用すると、ミスを防ぐ一助となります。