業界の活性化のための新しい試みとして、展示会の開催をお考えの方に向けて、最初に知っておきたい、展示会を企画開催する際どんなスケジュールで何を準備するか、など企画から当日までの基本的な流れと、展示会成功のポイントを解説します。

展示会の企画立案

展示会のコンセプトは、会場選びや企業募集などすべてが判断基準です。業界の現況や課題、出展企業の要望、市場のマーケティング調査結果などを踏まえ、明確でアピール力のある開催テーマ、コンセプトを立案することが重要です。コンセプトが固まったらすぐ、実施プロジェクトチームを組織します。

【プロジェクトチームの構成例】

• 統括責任者
• 営業担当及びフォロー担当
• サイト企画・制作担当
• 製作及び現場運営担当
• マーケティング担当
• 広報担当　etc

展示会会場選び

会場選びは、展示会の規模によって異なります。1万平米以上の大規模会場は少なく、動員の見込める時期は予約が多いので、早めのアプローチが必要となります。会場を選ぶ際は、以下の点に留意します。

アクセスの利便性

首都圏企業にアピールしたい場合、全国から業界関係者を動員したい場合など、展示会の性格に合った立地・アクセスを考えます。

スペースイメージ

BtoBの展示会では、「どのような会場で開催するか」で展示会のクオリティを測られる場合もあります。展示会のテーマやコンセプトに合った、信頼の高い会場の情報を集めてください。ただし、会場費も高くなることがあるので、バランスを見極めて会場は決定しなければなりません。

会場付帯設備のクオリティ

主催事務局の控室の有無、搬入搬出の利便性、顧客を誘導するサインシステムなど、会場の付帯設備が充実していると、運営が楽になります。また、事前に準備をする手間を減らせるため、全体経費の節約にもなる点でも重要です。

出展企業募集

企画テーマと会場が決まったら、次は出展企業の募集を開始します。出展する側の準備もあるので、遅くとも半年～1年前には募集を始めます。
展示会に参加経験がある企業や来場者は、費用対効果を考え、「実績の出る展示会」を求める傾向が強くなっています。多くの企業に参加してもらい、展示会をBtoB商談の場として役立つためには、テーマに添った企業募集と、それをサポートする運営業務が必要です。

営業業務

展示会のテーマにあった企業を募集、展示内容や構成などを事前にスクリーニングして、展示会がより大きなビジネスチャンスになるような、コンサルティングを提案します。

運営業務

展示会テーマやコンセプトをきちんと共有できるような出展案内パンフレットや契約書の作成。DMの作成と発送、管理。企画営業がスムーズに進むためのプレゼン資料作成など、企画営業をサポートします。

広告宣伝

想定ターゲット（来場者）を会場へ誘致するために有効な告知計画（パンフレット、ポスター、新聞・雑誌への出稿、ネット広告など）を企画・制作します。まずはイベントを認知してもらうために、開催半年前から3カ月前に新聞、雑誌、ネットの情報サイトなど各メディアへアプローチして、展示会を認知してもらいます。国際的な展示会の場合は海外へもPR活動を行い、場合によっては主要な企業担当者やバイヤーを招致します。

来場者の募集、管理

展示会開催の3～4カ月前になったら、各メディアへ出稿をしたり、DMやSNSを活用してのアピールや協賛企業と連携したアプローチを行ない、業界関係者や一般来場者を募集します。公式ホームページを立ち上げ、興味を持った来場者に向けて、展示会のコンセプトやテーマをアピールします。

展示会開催準備

開催2カ月前、いよいよ開催が近づいてきたら、出展企業の準備をサポートし始めます。集客効果の高いブースデザインやディスプレイ、スムーズに商談へつなげられるブースレイアウトなどを企画提案、ブース内のインフラ工事（電気、水道など）や備品貸し出しなど、各種申し込みに対応します。展示会主催者側の管理ツールとして、出展企業の担当者用パスも作成します。

会場設営

来場者誘導ルートの作成などの展示会主催者としてのイベント管理のほか、出展企業の展示物搬入、ブースの建て込み・装飾、コンパニオン・アルバイトなどの人員管理、清掃管理など展示会開催に関わるすべての業務をコントロールします。

実施・運営・撤収

展示会の設営・準備は一般的に1～2日前に行います。各参加企業がスムーズに設営ができるように、連絡を密に取り、必要なフォローがいつでもできるようにしてください。
そして、当日は、開場前から閉会後の撤収まで、総力を挙げて展示会の運営・企業のサポートを行います。動員が多く、活発なBtoB商談を行われるよう、営業担当・運営担当が以下のような対応をします。

【おもな運営業務】

• 来場者の誘致とプッシュ
• 場内からの情報発信
• 各ブースの現場フォロー
• 取材メディアの誘致と対応
• 来場者アンケートの実施
• 受付および各種問合せ対応
• 会場警備　etc.

アフターフォロー

展示会で大切なのは、当日だけではなく、その後のアフターフォローです。そのために、参加企業アンケートを実施、展示会の効果測定をします。来場客アンケート結果とともに開催レポートを作成して、参加企業に展示会情報をフィードバックします。

複数企業が出展する展示会は、企業にとって新規顧客を獲得する絶好のビジネスチャンスです。展示会開催までのスケジュールをしっかりと踏まえた上で、参加企業や来場者を巻き込んで開催準備をしてください。