企業にとって展示会は、新たなクライアントまたはビジネスを創り出すためのきっかけ、つまりビジネスシード（種）を得る場です。そして展示会で手に入れたビジネスシードを確実にビジネスに繋げていくのに必要なのが、展示会後のアフターフォローとなります。アフターフォローは、展示会で名刺を得た相手への「お礼メール」からはじまります。ここではそんな重要なチャンスとなる「お礼メール」の書き方と送り方をご紹介します。

展示会のお礼メールの重要性

多数の名刺を獲得したから「展示会は成功」と考えてしまう、これは、展示会に出展した企業が犯しやすいミスです。展示会で何百枚の名刺を獲得したとしても、名刺の相手がこちらをビジネスの対象と認めていないうちは、効果があったとはいえません。名刺をもらった相手にアプローチし、相手からも改めて「ビジネスの相手」として認知してもらうことが本当のはじまりです。来場者は、1回の展示会で18～25社程度のブースを回るといわれています。つまり相手から見たら、こちらはいくつか回った中の1社にすぎません。その希薄なつながりを強固にしていくきっかけが、お礼メールなのです。

お礼メールに書くべき項目

展示会の後、来場者のもとにはおそらくほかの出展企業からもお礼メールが届くはずです。つまりお礼メールを受け取る相手は、複数のメールを比較して見る立場。複数のお礼メールの中で自社を認知してもらうためには、「相手にとって有効なメールを送れるかどうか」がポイントになります。具体的には、以下のような基本的な項目を過不足なく記した後に、

• 時候の挨拶
• 来場のお礼
• 展示会が無事終わったことの報告
• 不明な点がないか

加えて、自社への興味を促す情報を簡潔に記載するのが有効です。

• 展示物に関係する情報の案内（商品のURLなど興味があれば見られる形で伝える）
• 来場者の利益になる資料（相手が興味を示した分野の新情報他）

もちろん次回出展する展示会やイベント等の開催予定があれば、勧誘して繋がりを強めるよう働きかけます。

NGなお礼メール

お礼メールの送り方や内容が良くないと、せっかく名刺をもらっても次のビジネスには繋がりません。もらう相手の印象を悪くする「自社本位なメール」、「形式的なメール」にならないようにするために、以下の点に注意します。

商品紹介などお礼以外の内容を長々と書く

「自社の言いたいこと」を押し付けても、興味がなければ相手は不快に思うだけです。商品紹介などはウェブサイトにアップして、興味がある人がアクセスできるようにURLを紹介します。

一斉送信とすぐわかるような文面

一斉送信では、名刺をもらったから機械的にアフターフォローしていると思われてしまいます。「〇〇をお探しと伺いましたので〇〇を紹介させてください」など、文面に来場者ならではのエピソードを加味できれば、印象がよくなります。

個別の営業ではなく会社の代表アドレスから送信

BtoBビジネスにおいても、担当者同士のコミュニケーションが基本です。代表アドレスからのメールでは、担当者の顔が見えないのと同じこと。営業担当は誰か、はっきりわかる形でアプローチすることが重要です。

お礼メールを送るタイミング

展示会の後、来場者のもとには複数の企業からお礼メールが届きます。数多いメールの中で相手の印象に残るためには、他社に先駆けてメールを送るのがポイントです。会場で名刺をもらったらすぐアドレスを登録し、簡単なお礼とご挨拶の内容のメールだけでも当日中に送るのが理想です。ただし、先方の受信状況がわからないので、深夜の送信などは避けるようにします。また一度お礼メールは「送って終わり」ではなく、その後も継続的にアプローチすることが必要です。最初は来場のお礼と挨拶でコンタクトし、アンケートで相手の概要を把握してから相手の興味がありそうな情報を送るというように、段階的にアプローチを深めていきます。

展示会は、新しいビジネスのスタート地点。リード（見込み客）の名刺を獲得したら、まずはお礼メールからアフターフォローを始めて次の機会へと繋げることが重要です。