会社ではじめてセミナーを開催するとき、どのような準備を行い、どのように進行すればよいかわからないことも多いと思います。せっかく来ていただいたお客様に満足していただくためにも、事前の準備やスケジュールはとても大切です。ここでははじめてセミナーを開催する際に、準備すべきポイントについてご紹介いたします。
サンシャインシティ会議室 はじめてのセミナー開催！当日に準備すべきポイント
投稿日：2017年04月13日
セミナー開催に必要な準備
セミナー会場の設営を行う
実際にセミナーを開催する会場の設営を行います。基本的なものとして、来場者が座る椅子や机は人数分+αで準備し、講師が講演する壇上の設置、受付や休憩する場所の確認も行います。そのほか、運営に必要な設備（プロジェクターやパソコンなど）も事前に確認し、スムーズに搬入できるようにしておいてください。貸し会議室やレンタルスペースを使う場合はレンタルできる時間で会場設営が可能かどうかもチェックしておくとよいでしょう。懇親会を行う場合は、そちらの会場設営も忘れないようにしてください。
セミナーのリハーサルを行う
セミナー成功のカギは、リハーサルや打ち合わせをしっかり行うことです。本番で失敗しないためにも、流れや進行方法を事前にスタッフ全員で読み合わせて、スタッフ全員が把握している状態にします。レンタルオフィスや貸し会議室を利用する場合は、セミナー当日しかリハーサルができない場合がほとんどです。事前の打ち合わせでもある程度すり合わせは可能ですが、来場者や講師の位置関係、スタッフの配置、プロジェクターやマイクなど映像や音響関係の動作確認などは、早めに現地入りしてリハーサルを行うようにします。
セミナー会場へ誘導する
セミナーの受付時間が近づいてきたら、参加者が迷わず会場までたどり着けるように誘導することが重要です。たとえばビルの中の一室でセミナーを行う場合であれば、ビルの入り口やエレベーターの前に案内板を設置したり、実際に誘導係を置いてスムーズに参加者を案内できるようにしておきます。
セミナー場所がわかりにくい場合は、道順に案内板や誘導係を設置することも有効です。駐車場を設ける場合は駐車場の看板や案内もあるとよいでしょう。場所がわからないという問い合わせ電話にも対応できるように、当日は電話に出る担当者を設けておくことも重要です。
セミナー当日の持ち物
セミナー当日の持ち物を忘れてしまうと、セミナーの開催自体に影響が出てしまいます。自社でセミナーを行う場合はすぐに準備ができますが、貸し会議室やレンタルスペースなどを利用する場合は、絶対に忘れないように前日までに持ち物は準備するようにします。
受付に必要なもの
受付の際には当日参加してくれるお客様のリストのほか、交流型の場合はお客様の名札なども準備しておきます。また名刺交換をその場で行う場合もありますので、参加人数分以上の名刺を確保しておきます。
セミナーに必要なもの
セミナーに必要な資料や筆記用具（ボールペンなど）を人数分準備しておきます。席が自由席であれば、各机の上にあらかじめ置いておく方法もありますし、大きな封筒やファイルに資料や筆記用具を入れておき、受付で渡してしまう方法もあります。
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はじめてのセミナーでは、勝手がわからず準備不足でトラブルが起きてしまうことも考えられますので、事前の打ち合わせやスケジュールを入念に立てておき、当日迅速に準備をすることが重要です。
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